3-2010

Öka engagemanget med tekniska och sociala medier

Resor och övernattningar tar tid och kostar pengar. Att hitta ett datum som passar alla för ett styrelsemöte är inte alltid lätt. Engagemanget tryter och dokumenten som ska arbetas med vid mötet blir kvar hemma i datorn.

text: Ungdomssektionen, med sikte på framtiden

Men möten behöver inte vara långa, sega och tråkiga. Genom att utnyttja de tekniska och sociala medier som finns så kan engagemanget öka och tiden att sitta vid tråkiga möten minska. Här presenteras några av de hjälpmedel som kan användas.

Maximera tiden på mötet
Genom att sätta en maxtid på mötet så effektiviseras mötet. Alla är förbereda och alerta. Risken för att ramla in på ämnen som inte är relevanta minskas. För vem vill egentligen sitta och höra om Moster Almas hund som har blivit sjuk när punkten på dagordningen handlar om när man ska måla om klubbhuset? Klarar man inte maxtiden på mötet, då får man avsätta en ny tidpunkt för mötet. Moster Almas hund kan man prata om efter att mötet är slut.

Dela på ansvar
Vem har sagt att föreningen måste ha en sekreterare och att det ständigt är Olle som ska öppna klubblokalen på torsdagar när pensionärerna ska skjuta? Skapa ett rullande schema och dela på bördan. Göra-listor är också bra. Där kan alla se vem det är som inte genomför det som han eller hon har lovat att göra och man får också en bra uppföljning på det som ska genomföras.

MSN
MSN finns på alla datorer. Det är enkelt och gratis att skaffa ett konto. Genom att se till att alla i styrelsen har MSN kan man snabbt diskutera en fråga när som helst på dygnet. Är de övriga ute på msn och statusen är satt till tillgänglig, så stör du knappast. Någon punkt på dagordningen kanske behöver förberedas, släng ut frågan till Anna som verkar sitta framför datorn. Sitter alla i styrelsen ute på msn samtidigt? Varför inte starta en gruppchatt och diskutera när ni ska kratta löv på skjutbanan?

SMS
Mobiltelefonen är idag många människors bästa vän. När telefonen vibrerar springer många ut i hallen för att se vem det var som skickade ett sms. Har du styrelseledamöter som ständigt skyller på att de glömt bort mötet. Skicka ett sms till hela styrelsen dagen innan mötet och påminn om mötet.

Webmöten
Vem har sagt att man måste träffas för att ses? Koppla upp er med webkamror och kör mötet så. Du ser gruppens kroppsspråk vilket kan vara bra när beslut ska tas. Du ser hur de övriga reagerar på diskussionen. Besparningarna för ett sådant möte är både tid och pengar.

Gemensam plattform
Efter ett tag kan det bli mycket dokument som ligger hemma i olika personers privata datorer. Ni vet inte vilket dokument som var det senast giltiga. Ni kanske också har tänkt genomföra en arbetshelg och när ni väl kommer fram till mötet inser ni att dokumentet ni skulle jobba med ligger kvar hemma i Sixtens dator. Varför inte skaffa er en gemensam plattform på nätet där ni lägger upp föreningens alla dokument? I en och samma mapp ligger föreningens alla viktiga dokument och ni kommer alla åt dem oavsett var ni är i världen. Ni slipper också risken med hårddiskar som pajar och att alla dokumentet försvinner över en sekund. Varför inte utnyttja IdrottOnline Klubb som är gratis för föreningarna?

Facebook
Skapa grupper på facebook och bjud in till arrangemang. Du kan skicka inbjudningar direkt till de som anmält intresse i gruppen och alla kan se vilka som tänker komma till skyttetävlingen. Om det är många som tackar ja via facebook, vill du då stanna hemma när tävlingen genomförs?

Skaffa en domän till din föreningshemsida

Ungdomar – och även vuxna – använder idag internet allt mer för att söka information. Det gäller även föreningslivet när man vill ha tag på en lokal förening. Därför kan det vara bra att ha en hemsida och en bra domänadress!

text: Jessica Linnman

En domänadress är en adress till en hemsida. Alltså liksom en postadress leder till en postlåda. När du söker efter en persons adress kan man använda verktyg som hitta.se eller eniro.se och söka på ett namn. Men när du ska söka efter en hemsida vänder sig många till google.se och skriver in föreningens namn. Har föreningen då inte en domänadress som speglar föreningens namn och intressen kan det ibland vara svårt att hitta rätt. Och om föreningen inte ens har en hemsida, då är det omöjligt.

Alla föreningar inom SvSF kan gratis starta en hemsida inom IdrottOnline Klubb. Alla MÅSTE starta den administrativa delen, men på samma gång kan man även utnyttja den som syns utåt - hemsidan. Hur det går till kan du läsa om på http://www.idrottonline.se. Om du redan startat en sida men vill ha en bra domänadress med till exempel klubbnamnet kan du vända dig till en organisation som har rättighet att dela ut domännamn. Hur mycket det kostar är olika för olika företag som kan registrera adresser. Det bästa är undersöka saken eller fråga någon som har mer kunskap i frågan.